Promemoria (Memo) in Dento nasce appunto per segnare delle cose da fare oppure scadenze. Nel mio studio lo usiamo sopratutto per assegnare compiti, esempio: l’utente Germano lascia un appunto per Marzia che dovrà espletare un compito. Per questo sono rimasto sorpreso quando nello studio di un collega ho visto segnate in Memo le date di scadenza dei farmaci, semplicemente non ci avevo pensato. Memo consente anche di annotare eventi ripetitivi come la scadenza del DVR oppure compleanni.
Qualcuno di voi ha un uso particolare di Memo da segnalare? lo usate? vi eravate accorti che c’era?
Noi in studio lo usiamo, oltre che per assegnare i compiti, soprattutto per lo storico delle chiamate effettuate ai pazienti.
Caso 1 – Preventivi
Dopo aver consegnato un preventivo, se il pz non accetta subito, mettiamo un memo a 10 giorni per ricordarci di chiamarlo (viene annotata anche la durata dei primi due app.ti del piano di cure, ad esempio quello di igiene e uno di conservativa). In tale data lo chiamiamo e, se il pz accetta, l’assistente cancella il memo e propone subito gli appuntamenti; se il pz non risponde o ci dice che non è il momento, va richiamato. Impostiamo quindi una nuova scadenza dello stesso memo avendo cura di annotare la data, l’operatore e l’esito della chiamata appena fatta.
Se il pz non si fa trovare, riattacca il telefono o fa capire che non è interessato, a volte dopo 2-3 chiamate, le assistenti copiano l’intero contenuto del memo, ovvero lo storico delle chiamate, nel problem list con questa formula: “C’era questa memo: …….. si decide pertanto di archiviare il pz”. E dall’anagrafica impostiamo il pz come “archiviato”.
Il pz del memo che riporto sarà a breve archiviato.
Caso 2 – Richiami
Visto che la sezione richiami è ancora in via di sviluppo, al momento ci aiutiamo coi memo per gestirli.
L’assistente visualizza i richiami di igiene del mese corrente dalla sezione richiami e inizia a chiamare i pazienti.
Se il pz accetta di essere messo in appuntamento, non facciamo nulla. – Non aggiorniamo la data del richiamo fino a che non fa l’ablazione del tartaro.
Se il pz dice che non la vuole fare perchè è passato poco tempo (e capiamo che non c’è verso di sensibilizzarlo anche se a quattro mesi ha già denti splintati dal tartaro) allora aggiorniamo la data del richiamo in maniera che il prossimo richiamo sia dopo altri quattro mesi.
Se il pz dice che non è il momento ma che vuole farla, allora iniziamo un iter di chiamate simile a quello dei preventivi che ho descritto sopra. Se il pz ci fa perdere tempo mettiamo un bel memo dopo altri 6 mesi, corredato di storico chiamate, con la dicitura “archiviare pz se non è intenzionato a seguire il la terapia di mantenimento”.
Caso 3 – Tempi biologici di guarigione
Nel caso di trattamenti implantari inseriamo un memo che ci ricordi che è passato il tempo necessario all’osteointegrazione dell’impianto e che è il momento di inserire uno o più appuntamenti per la seconda fase chirurgica e per la protesizzazione.
Nel caso di riassorbimenti ossei apicali da tenere monitorati dopo aver eseguito ritrattamenti endodontici, l’unico modo per ricordarsi di fare l’rx periapicale è il memo.
Caso 4 – Ortodontia
Quando il consulente di ortodonzia, in prima visita, chiede di rivalutare il pz a 12 mesi o a permuta avvenuta, mettiamo un memo con quella scadenza per ricordarci di fissare l’appuntamento. Ovviamente il piccolo pz avrà impostato anche il “richiamo mirato”, in genere a 6 mesi, per il controllo permuta (lo inserisco nelle note del richiamo).
Caso 5 – Pagamenti
Non sempre i pz sono diligenti e puntuali nel portare acconti e saldo dei trattamenti. Visto che al momento non abbiamo un metodo efficace di gestione del piano dei pagamenti (ci sto lavorando), i memo ci vengono in aiuto per ricordarci i termini che abbiamo dato ai pazienti o quelli che ci hanno dato loro. Un paio di giorni dopo il termine, il pz viene chiamato coi modi più idonei alla situazione per sollecitare il pagamento, ma soprattutto per fargli capire bene che non ci siamo dimenticati e che siamo precisi.
Caso 6 – Chiamate di cortesia
Le assistenti hanno il compito di chiamare i pazienti il giorno dopo interventi chirurgici particolarmente complessi (ottavi inclusi, impianti, ecc…); senza il memo ci si dimenticava sempre.
Inoltre, se sappiamo che un/a nostro/a paziente, col quale abbiamo una certa confidenza, deve subire una grossa operazione o partorire, spesso ci fa piacere contattarlo/a per sapere come sta e fargli i nostri auguri.
Andrea
Accidenti un uso veramente intenso dei nemo!!! ora capisco perché avevi chiesto che di default i nemo comparissero alla lettura! mi riprometto di leggere tutti questi commenti in studio alle mie assistenti ed alla mia socia.
Tra due giovedì prometto di completare la sezione richiami telefonici di Dento in modo di consentirti di spostare il carico di lavoro dei richiami dai memo ai richiami appunto.
La sezione pagamenti la gestiamo o con la generazione di un piano di pagamento dalla cartella dentale od ortodontica e con la consegna dell’estratto conto in uscita dallo studio ma ammetto che anche noi dobbiamo migliorare la gestione economica.
Ora le note eseguite hanno un fondo grigio con i font chiari. ieri abbiamo cambiato qualcosa nella gestione degli sms, la soluzione che abbiamo trovato è l’unica praticabile, a nostro modo di vedere.
Buongiorno, sto cominciando ad utilizzare anche la funzione dei memo.
Pero se io ad esempio metto una nota per la mia assistente, nel pulsante memo della schermata diciamo Home di dento non mi compare il numerino della nota in scadenza; neanche se già scaduta da qualche giorno.
Grazie
Andrea