Dento

Giovani odontoiatri e informatizzazione dello studio: Il migliore gestionale per l'odontoiatra

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Break even point

Rassegnamoci, lo studio dentistico è un’impresa e bisogna fare i conti con costi e tasse, e allora può interessare a che giorno dell’anno saremo riusciti a ottenere il break even point.

Il break even point è un’espressione anglofona la cui fedele traduzione “ Punto di pareggio” ne spiega bene il significato, ovvero, nel nostro caso,  indicare in che giorno dell’anno avremo fatturato a sufficienza per coprire i costi sostenuti, per chiudere il periodo di riferimento senza profitti né perdite.

Ogni impresa che si rispetti, nell’ambito della propria contabilità, deve utilizzare il break even point, come strumento di grande importanza nel campo della propria gestione finanziaria.

Visto che in DentO abbiamo un  bellissimo strumento come la “Prima nota cassa/banca” che un dentista dovrebbe assolutamente compilare ogni mese, ho pensato di calcolare da lì il break even point.

Poi mi sono reso conto che si poteva andare oltre e si poteva cercare di far calcolare al programma una previsione di quanto occorra fatturare nell’anno in corso per trovare il break even point, ed ecco cosa abbiamo per ora, ma non escludo si possa andare oltre:

Quello che vedete nel riquadro “Calcolo del punto di pareggio” in questa immagine è un’analisi di 10 anni di punto di pareggio ad oggi, giorno 11/06/2023, negli anni 2017-2018-2019 e 2022.  Notate come ci sia una grande uniformità, il break even point viene raggiunto tra il 26 Settembre e il 6 di Ottobre.

Anche il 2020, anno Covid, non si discosta ma con un fatturato basso, nel 2020 non abbiamo consumato gli acquisti così che nel 2021 a fronte di un fatturato alto non abbiamo avuto spese altrettanto alte e il break even point è stato addirittura il 27 Maggio!!

L’ultima fila è quella che conta, si fa una stima di spese fisse e variabili sugli anni inseriti nel calcolo (quelli con le crocette), si controlla il fatturato al momento dell’analisi e in rosso compare in Euro quanto dovremo ancora fatturare per raggiungere il break even point. Per ora abbiamo fatto una previsione sul fatturato, vedremo di tradurre il dato in giorno dell’anno…

Questo calcolo sarà disponibile a tutti nella prossima versione del programma.

Sono significativi solo i dati dal 2017 al 2022 perché negli anni precedenti lo studio era uno studio associato e in prima nota cassa banca venivano registrati come spese anche le retribuzioni dei soci perciò necessariamente il punto di pareggio era a Dicembre.

Per i colleghi collaboratori e igienisti: DentO su iPad

Per i colleghi collaboratori e igienisti: DentO su iPad

La nuova generazione di odontoiatri è meno propensa a rilevare o aprire un proprio studio, la maggior parte sceglie la via delle collaborazioni. Dopo trent’anni di collaborazioni, guardandosi indietro cosa potranno ricordare o raccontare di aver fatto?

Scrivo questa premessa per sottolineare la possibilità di usare senza limitazioni DentO su iPad, iPad è piccolo e consente di tener traccia delle immagini e, con Dento, della parte economica/gestionale del proprio lavoro.

Sull’iPad con il FileMakerGo abbiamo la possibilità di gestire completamente uno studio dentistico senza bisogno di nient’altro che una stampante, gratuitamente, senza licenze FileMaker da comprare.

iPad è anche perfetto come terminale client in uno studio con più postazioni wireless senza bisogno di acquistare licenze per i client. L’iPad ci consente di controllare da remoto il nostro studio anche da una spiaggia in vacanza se in studio abbiamo un server con FileMakerServer.

L’utilizzo di Dento su iPad è imbattibile per tutti i colleghi che fanno collaborazioni negli studi dentistici sia come dentisti generici che, soprattutto, come ortodontisti. Possiamo così, con poco spazio e poco peso, tenere traccia dei lavori eseguiti ed avere un controllo sia clinico che economico del proprio operato sui pazienti nonché gestire la fatturazione verso gli studi.

Non è indispensabile che sia un modello di iPad costoso, basta che abbia lo schermo da 10,9 pollici, meglio se con l’alloggiamento per la SIM telefonica.

Marketing “interno”

Non credo che càpiti solo a me di ricevere offerte di persone che, in cambio di soldi, si offrono di procacciare pazienti per il nostro studio. Ora il marketing sul web sembra diventato obbligatorio per gestire uno studio dentistico ma prima di cedere a queste “sirene” avete mai pensato ad azioni di marketing “interno” sui vostri pazienti?

Nel caso come le fate? Il gestionale può aiutare in questo e in che modo?

Vediamo le azioni che si possono fare, ad esempio con Dento, per rimanere a contatto con la nostra  clientela.

Ogni volta che apriamo Dento, il programma scansiona tutte le anagrafiche e trova i pazienti che compiono gli anni e ci chiede se vogliamo inviare sms di auguri a questi pazienti. 

La ricerca viene fatta solo sui pazienti “attivi” tralasciando quelli che abbiamo considerato archiviati. 

Nel programma è presente un elenco di messaggi differenti e il programma li sceglie in modo casuale così da rendere improbabile la ripetizione di un messaggio identico ad ogni anno.

Se questo non è nel vostro stile non fatelo, personalmente gli auguri mi fanno piacere anche quando a farmeli è Google o Amazon…

Poi c’è una serie di azioni che si possono fare dalla schermata elenco delle schede anagrafiche:

Le icone in alto consentono di aggiungere un nuovo paziente, ricercare, ordinare, vedere grafici, stampare un elenco e, le ultime tre, sono in grado di:

Ricercare pazienti che non vengono più da un certo numero di anni o da una specifica data per poi verificare se contattarli via mail, sms o telefonicamente. Sono pazienti che non necessariamente ci hanno abbandonati ma, non avendo problemi, si possono essere scordati del dentista.

Questa icona consente di inviare mail ad un gruppo di pazienti, io ho appena informato tutti i miei pazienti dell’acquisto di una nuova attrezzatura, potremmo voler fare una promozione ad esempio sugli sbiancamenti in occasione di un periodo di vacanze o tutto quello che vorremo. Nelle finestre drag & drop possiamo inserire immagini.

L’ultima icona permette di aggiornare un gruppo di pazienti con un tariffario vecchio ad un nuovo tariffario, funzione molto comoda al cambio dell’anno per non dimenticare pazienti con listini vecchi di molti anni. (ricordate di impostare il listino di default nelle preferenze).

Poi abbiamo i richiami periodici via SMS… li fate?

Dento e l’inflazione che galoppa

L’inflazione è tornata a galoppare quasi come ai tempi della Lira… in Preferenze > Tariffario abbiamo un pulsante “Aggiorna Listini” che consente di creare nuovi listini partendo da uno esistente. (ricordatevi di creare prima il nuovo listino) In questo modo si riesce senza fatica a aumentare in percentuale i listini, ad esempio per il nuovo anno. (i listini vecchi non vanno cancellati ma disattivati).

Fino ad ora però era complesso aggiornare i listini nelle anagrafiche del paziente, io lo facevo ad ogni nuova visita ma poteva essere dimenticato, così succedeva che un paziente di vecchia data avesse ancora listini di parecchi anni fa… e in più magari facevamo uno sconto!

Per ovviare a questo è stata aggiunta una funzione nella schermata elenco delle anagrafiche:

Che permette di aggiornare in un attimo i pazienti con un dato listino al listino che vogliamo applicare, nell’esempio sopra dopo aver scelto i pazienti con listino 2002, se scegliessi 2003 in un attimo tutti i pazienti 2002 avrebbero il listino 2003.

Di quanto aggiornare i listini di anno in anno? non so dare un valore, dovete scegliere voi, posso solo dire che io l’ho fatto sempre anche solo dell’1% ogni anno…

Buon Dento!

Germano

Scorciatoia in agenda

L’articolo di oggi serve a far conoscere una scorciatoia in agenda che non è ancora riportata sull’help in linea e funziona per chi ha scaricato l’ultima versione, la 6.9.8

Premendo option + command mentre si clicca su di un appuntamento in agenda, si passa immediatamente alla scheda di lavoro senza che si apra la finestra dell’appuntamento.

Ho voluto fare questo piccolo articolo perché recentemente, invitato come relatore al Colloquium dentale a Brescia, ho potuto vedere come è integrato il lavoro tra agenda e schede cliniche di uno dei più diffusi gestionali, lontano anni luce dalla semplicità di DentO. Il numero di passaggi per dare un appuntamento faceva passare la voglia di usare l’agenda elettronica.

Sono sempre stato un sostenitore dell’agenda elettronica, in particolare quella di Dento consente di mettere appunti negli appuntamenti, mandare sms, spostare, duplicare e allungare gli appuntamenti con scorciatoie di tastiera (tutte riportate nell’help presente in ogni schermata). Dento consente di sapere quante ore dell’anno abbiamo usato per ogni singolo tariffario o convenzione che abbiamo in studio, senza agenda elettronica non possiamo sapere il nostro costo orario. Per ovviare a uno dei limiti della mia agenda, la velocità in rete wireless, per ora solo dalla scheda ortodontica, si può passare dal paziente attuale al successivo senza passare dall’agenda:

Basta cliccare su un nominativo nella lista sul lato destro e il passaggio diventa istantaneo, è una modifica nata sulla versione per iPad che ora è disponibile anche sul Mac.

Come ho spesso ripetuto, DentO nasce per il mio studio e viene regalato ai colleghi. Ho pensato ai piccoli studi poco informatizzati, con budget limitato che, se volessero, anche solo con l’iPad potrebbero informatizzarsi col solo costo dell’iPad. Nonostante questo, DentO non è stato pensato con limiti, potrebbe gestire anche studi molto grandi.


							
	
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