Giovani odontoiatri e informatizzazione dello studio: Il migliore gestionale per l'odontoiatra

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Cro-Magnon user

Questi sono arrivati dopo, sono più evoluti, la differenza tra il Neanderthal Usere ed il Cro-Magnon user è che il cro-Magnon ha imparato che si deve fare il backup!

Uno studio ha chiamato Sandro Bramati per l’assistenza, Dento si comportava in modo strano, da qualche tempo perdeva i dati, era come se, nonostante facessero regolarmente i backup tutti gli ultimi dati venissero persi………. per chi non lo sapesse, tra i molteplici interessi del mitico Sandro c’è anche l’antropologia. All’attento Sandro non sono sfuggite alcune caratteristiche della segretaria e, dopo l’osservazione dei tratti somatici:

  • alta statura con gambe lunghe e braccia corte;
  • faccia larga e bassa con cranio lungo dalla fronte all’occipite
  • orbite basse e rettangolari;
  • naso prominente e spesso aquilino;

in breve tempo individuava il problema, pretendeva che gli si facesse vedere come veniva eseguito il backup e, orrore, i suoi sospetti sono stati confermati: la segretaria non trascinava i file dal computer alla chiavetta ma dalla chiavetta al computer!! eseguendo un perfetto backup inverso.

Sandro racconta che nell’allontanarsi dallo studio era convinto che dall’interno si levassero urla strazianti, ma la cosa non lo sorprendeva più di tanto dopo aver visto l’espressione del viso del titolare.

Se lunedì mattina entrate in studio e lo trovate vuoto, troverete un collega che vi ospita fino a quando non avrete ricomprato tutto ma, se non avete più i dati informatici? chi vi deve i soldi? a che punto siete con i lavori? i nostri dati sono la cosa più importante, fate backup tutte le sere e riversate almeno una volta la settimana i dati su di un altro computer a casa. Ah, dimenticavo, osservate bene i tratti somatici della segretaria………..

Germano

Neanderthal user

L’interazione tra l’uomo e il calcolatore è quanto mai varia, c’è chi li ama e si appassiona, chi non li vuole vedere e non li usa (quasi) per nulla. L’uso del computer windows impone regole ben precise, l’uso del Mac meno, e forse per questo qui si rifugiano le persone con l’approccio più naïf del computer. Scrivanie disordinate, come quella di mia moglie (non a caso è un medico), con cartelle sparse, non in ordine di nome o di data o di qualsisia cosa, in alcuni punti anche sovrapposte in più strati che guai a toccarle, perché chi le usa così è convinto che sa dove trovare le cose. Per intenderci alcune scrivanie sono l’equivalente informatico della cesta dei giochi di un bambino! Eppure in francese il calcolatore si chiama ordinateur, chissà se  lo sanno?  Non so se, preso un gruppo casuale di persone nella popolazione, la percentuale di trogloditi informatici sia sempre la stessa, di sicuro tra i medici ed i dentisti la percentuale è alta, ne ho le prove:

1) la più frequente: Gentile Dott. Usoni, ho cambiato utente e password di accesso ed adesso non riesco più ad accedere a Dento lei mi sa dire quali sono ora utente e password? credete che scherzi? eppure queste persone pensano veramente che io possa saperlo! succede così di frequente che dalla versione 4.0.1 è sufficiente mettere (sia in utente che in password) il numero di password contenuto nella mail di registrazione. Per questo Dento mi invia una mail sia quando l’utente si registra che tutte le volte che cambia intestazione, io le conservo e li tolgo dai guai (se fanno i bravi…..) ma spesso non lasciano partire neanche la mail.

2) Gentile Dott. Usoni, è andata via la corrente in studio e il file dnt.usr si è corrotto come faccio? Non si preoccupi, l’assistenza lo può recuperare, nel frattempo usi i file dell’ ultimo backup, quando l’ha fatto? Le risposte variano dalla più frequente: cos’è il backup? a MAI a, se va bene, un mese fa, ma non sono sicuro devo trovarlo……

3) ad  un utente che lamentava che a volte perdeva cartelle di singoli pazienti, l’assistenza ha trovato sulla scrivania 4 Dento: Dento, Dento copia, Dento copia copia, Dento copia copia copia solo che non ricordava quale usava più di frequente………

4) Varie:

Ho iniziato da poco ad inserire i dati su dento. Non riesco ad inserire l importo ne sulla scheda orto ne in quella dentale! Cosa sto sbagliando ? L”unico sbaglio è  che non sta leggendo l’help, in ogni schermata c’è un punto di domanda, lo clicchi per favore!

Mi si è rotto il pc dove era installato il programma, sono riuscito a recuperare l’hard disk e utilizzarlo su un’altro mac come hard disk esterno. Il programma funziona ma non riesco a recuperare tutti i dati relativi ai pazienti, posso e come recuperare tutti i dati ? Ma se funziona come è possibile che non recuperi i dati, i dati sono li dentro dove altrimenti?

Alla prima presentazione di Dento in ANDI 2008 consegno 30 cd col programma, li inseriscono nei computer, spiego i passi per l’attivazione del programma, Dento genera a tutti l’utente iniziale (admin) e la password iniziale (admin), alla riapertura tutti funzionano meno uno, il collega chiede aiuto, il programma non va. Di fianco ha la mia assistente che chiede al collega che nome utente e password avesse messo e lui risponde tranquillo: naturalmente il mio nome e cognome e la mia solita che uso sempre! 

Morale? non c’è morale, il genere umano è vario, le attitudini sono molto differenti, i processi mentali infiniti, va bene così, e non è una questione di generazioni, lo si può vedere anche in una classe elementare come, anche se in modo più disinvolto che per le generazioni passate, la dimestichezza informatica sia quanto mai varia.

Se qualche utente si riconosce negli esempi riportati non se la prenda, ho scherzato un po’, torno a letto.

Verso il nuovo runtime 5.5

Dento 5.0 è uscito oltre un anno fa, in questo periodo abbiamo fatto diversi affinamenti sia dei comandi che lo fanno muovere che di interfaccia.

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Ad esempio il Font Verdana è stato sostituito con Arial per una maggiore uniformità di aspetto con Windows, ho cercato di limitare il numero dei formati e, quando è stato possibile, limitare il numero di passaggi per ottenere il risultato.

Per questo sia nella cartella ortodontica che nella dentale, nel riquadro “RX e immagini”  sono state inserite delle sezioni per le prescrizioni in modo di non dover più recarsi in anagrafica per farle e, in quella ortodontica qui rappresentata, una sezione consenso informato.

La versione che metteremo nella sezione download del blog a breve è da considerarsi intermedia verso il passaggio alla 6.0, perché i formati da aggiornare sono oltre 200!

Il runtime che genereremo (runtime è quella funzione di FileMaker Pro Advanced che permette di distribuire un applicativo senza acquistare una licenza di FileMaker) sarà ancora solo per Macintosh mentre Dento è comunque pienamente compatibile anche con Windows acquistando una licenza.

 

I dati contenuti nel programma

Dento è un database, oltre alla funzione clinica, cioè presentare in modo ordinato il piano di lavoro e gli esami del paziente, deve permetterci di ragionare sulla globalità dei dati immessi.

Da un lato abbiamo i dati numerici, dalla lista dei piani di lavoro attivi possiamo vedere diversi totali ed avere ben chiaro gli aspetti dell’andamento economico, aprendo prima nota completiamo l’analisi con le spese e definiamo in modo preciso gli utili. I corsi di gestione ci insegnano a curare perfettamente questo aspetto.

Dall’altro abbiamo i dati dei nostri pazienti, le anagrafiche con i loro indirizzi telefonici, con gli indirizzi di posta elettronica, con le date di nascita, con le aggregazioni in famiglie o con le aggregazioni per indirizzo. Io credo che molti di noi si soffermino molto di più a guardare l’andamento dei numeri che quello dei dati.

Eppure, il 2006 con il decreto Bersani ha modificato così tanto la nostra professione, da indurci a dover cambiare il modo di fare il dentista, perciò dobbiamo cambiare anche il modo di pensare alla nostra professione. Necessariamente ora una parte del nostro lavoro è imprenditoriale, dobbiamo adeguarci. La forza di un piccolo studio mono professionale che operi da qualche anno è nei dati anagrafici, non a caso l’enorme spesa pubblicitaria dei service dentali è rivolta all’aumento del numero di pazienti, perciò di anagrafiche.

Sulla popolazione del nostro studio possiamo attivare iniziative di promozione a costo molto basso. La prima azione è quella classica del richiamo periodico che deve essere attivata in tutti gli studi e che ha il massimo del rendimento se ben fatta telefonicamente. Gli indirizzi di posta elettronica ci consentono poi di creare periodicamente dei comunicati (news letter) per informare delle evoluzioni del nostro studio, un nuovo corso, una nuova attrezzatura, una nuova procedura devono essere portate a conoscenza dei pazienti. Dobbiamo, senza creare un disturbo, rafforzare il senso di appartenenza allo studio visto che oggi sembra che la fedeltà dei pazienti sia meno forte di un tempo.

Controlliamo anche periodicamente, dalla lista delle anagrafiche, il numero di nuove visite per anno e l’andamento di questo dato negli anni. Dento consente di attribuire uno “stato” ad ogni paziente, Quelli “archiviati” nel mio studio sono i pazienti che sono venuti a mancare, quelli “sospesi” sono quelli che da anni non si presentano più e poi abbiamo gli attivi. Teniamo ben aggiornati il numero di pazienti attivi.

La forza del network…..la forza E’ il network!

La società sta cambiando, viviamo sempre più con la testa infilata negli smartphone, internet cadenza la nostra vita, Facebook è il reale ed il mondo sta diventando virtuale…….. siamo nati come dentisti nel mondo analogico e siamo stati buttati impreparati nel mondo digitale.

Il dentista singolo non ha la preparazione e la disponibilità né economica né di tempo per contrastare il bombardamento mediatico dei network dentali che stanno sbocciando sempre più numerosi, affidarsi al passaparola che ora è il veicolo pubblicitario migliore potrebbe non essere più sufficiente già tra pochissimi anni.

I network investono in marketing e, abilmente, si stanno travestendo da bravi dentisti di famiglia:Schermata 2013-10-21 alle 19.40.33

Il 2 maggio 2013 ho pubblicato questo articolo: Dentist4

e proprio ieri ero alla prima assemblea con i fondatori ed i nuovi iscritti di Dentist4, è stato un bell’incontro tra colleghi  accomunati dalla stessa visione e dalla stessa passione professionale, stufi di aver perso considerazione tra la popolazione nonostante l’impegno nel proprio aggiornamento professionale e quello tecnologico dei nostri studi.

Prima tra tutte le associazioni di professionisti Dentist4 accetta, anzi invita i pazienti a giudicare i professionisti associati, fornendo pochi importanti e facilmente individuabili punti di controllo!

Chi vorrà approfondire troverà tutto sul sito di Dentist4: www.dentist4.it

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