L’anagrafica in Dento è un file evoluto che permette controlli e funzioni senza l’intervento dell’utente, il programma guida chi inserisce i dati per impedire errori grossolani.
La correttezza dei dati è fondamentale in un database, alcuni grossi errori possono essere dovuti ad errori di battitura, ad abbreviazioni nei nomi delle vie, alla dimenticanza di secondi nomi o all’uso di diminutivi.
Per ovviare in parte a questo, in Dento si usa un controllo di univocità del Paziente basato sul codice fiscale.
All’interno di Dento abbiamo un database con oltre 82.000 indirizzi italiani con i relativi CAP e dati identificativi per il codice fiscale, una tale mole di dati è difficile da tenere aggiornata (pensate alla creazione di nuove vie o a nuove province) per questo è possibile aggiungerne di mancanti o modificarne di esistenti da parte dell’utente.
I dati contenuti oggi sono quelli forniti dal ministero delle Poste nel 2007.
Il controllo di correttezza dati sull’indirizzo (nome del comune e nelle città nome del comune e nome della via) fa si che avendo inserito dati corretti compaia il CAP e la provincia, in mancanza di questo avremo o sbagliato a scrivere (errori ortografici: via al posto di viale oppure piazza al posto di largo o piazzale) o siamo nella situazione di via nuova o di cambio di provincia.
In caso di via nuova, richiamando l’archivio indirizzi potremo aggiungerla, in caso di cambio di provincia modificheremo nell’archivio indirizzi la provincia di appartenenza.
In oltre dieci anni d’uso di questo sistema, posso dire di aver dovuto modificare i dati quasi solo per gli stranieri e per le province che sono variate intorno a Milano (Lecco, Lodi e Monza Brianza) ed aggiungere dati solo per una nuova via creata nel comune di Milano.
La flessibilità del sistema consente comunque di lavorare eludendo i controlli ma questo modo di operare restituisce negli anni un archivio di dati corretti di notevole valore.
Cliccando su “Nuovo” dalla schermata pazienti si accede a questo formato inserimento.L’inserimento è stato scomposto in due formati in modo di consentire il controllo del codice fiscale per l’univocità del paziente inserito.
1) studio: il programma immette i dati dello studio immessi nelle impostazioni (Menu > impostazioni), ma è possibile attribuire il paziente ad altri studi nei quali per esempio si presta collaborazione o dai quali il paziente è mandato.
2) odontoiatra: è quello definito nelle impostazioni del programma (Menu > Impostazioni > preferenze > impostazioni base), naturalmente l’odontoiatra attribuito al paziente si può cambiare.
In caso di studi associati può voler indicare da che socio afferisce il paziente, oppure per studi con specialisti diversi se è un paziente prevalentemente ortodontico, parodontale, ecc.
3) listino: anche in questo caso il programma sceglie quello definito (Menu > Impostazioni > preferenze > impostazioni base) ma si potrà attribuirne uno diverso al paziente (appartenenza a convenzioni, gruppi, amici ecc.)
L’uscita dal formato può avvenire solo col tasto “Annulla” o col tasto “Continua“, Annulla genera, in caso di nuovo inserimento, una show box per l’eliminazione della scheda o rimanda alla schermata di partenza, Continua genera il codice fiscale per il controllo di univocità del paziente.
Una verifica preliminare del codice fiscale per verificare la correttezza dei dati si può fare col pulsante “Calcola codice fiscale“.
In questo formato si inseriscono l’indirizzo ed altre caratteristiche del paziente:
1) C.A.P.: viene generato automaticamente da oltre 82.000 indirizzi italiani con i relativi CAP presenti in Dento, i dati sono facilmente aggiornabili dall’utente, cliccando sul tasto “CAP”
2) Telefoni: la limitazione a tre soli numeri di telefono è apparente, tre telefoni sono sufficienti per reperire il paziente in tutte le occasioni
3) E-Mail: il sempre maggior uso della posta elettronica ci ha fatto ritenere utile un campo di registrazione
4) Professione, eventuali assicurazioni o l’appartenenza a una convenzione permettono di tipizzare con maggior cura il paziente.
5) Assicurazione: in caso di pazienti con rimborsi assicurativi è importante riportare il dato in cartella.
6) Convenzioni: lo studio può attivare tariffe particolari ad esempio ai parenti dei dipendenti ecc.
7) Capofamiglia: il tasto “Capofamiglia”, permette di attribuire lo stato di capofamiglia ad un paziente. Nella sezione correlati è possibile visualizzare i nominativi della famiglia.
8) Referente: è sempre gentile ringraziare chi ci ha inviato il nuovo paziente o utile poter stilare una classifica dei referenti
9) il bottone di spunta a fianco del cellulare consente di attivare il servizio sms per questo paziente, una conferma del numero selezionato compare sotto la scritta “Dati del paziente”.
Il sistema è volutamente molto “guidato”, ma è in grado di restituire dati impostati correttamente.
La nuova schermata ad elenco ha ispirato due funzioni nuove,
