Giovani odontoiatri e informatizzazione dello studio: Il migliore gestionale per l'odontoiatra

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Conviene essere convenzionati? Vediamo i fatti

Già altre volte ho parlato di convenzioni sul blog, anche con cifre, tanto che nell’agosto 2014 avevo pubblicato questo post:

I vecchi e i proverbi: il tempo è denaro!

e, per questo articolo fui invitato da Unisalute a Bologna, grattacielo Unicredit, ventesimo piano, a parlare con l’allora capo della sezione odontoiatrica Giacomino Vallar. In poco più di un’ora confrontammo dati e statistiche, le mie analisi non discostavano più dell’1% dalle loro…. (si complimentarono….) non capii completamente il senso di quell’invito che, probabilmente, era solo per capire il punto di vista dell’odontoiatra medio.

Quello che apparve chiaro a me, invece, è che l’odontoiatria, libera e bella professione per la quale io avevo passato anni sui libri, era finita. Mi dissero quanti erano gli studi convenzionati, ma mi stupì molto di più quanti erano quelli in attesa di convenzionamento. Era evidente chi aveva in mano tutti gli assi a quel tavolo. La potenza politica ed economica di Unicredit contro una moltitudine di studi odontoiatrici divisi e tesi ad accaparrarsi pazienti a suon di visite e detratrasi gratuite.

E la stangata arrivò puntuale, nel 2016, con decisione unilaterale, come solo le banche e le assicurazioni possono fare, Unisalute abbassò i tariffari degli studi di circa il 30%…..analizziamo con Dento cosa ha significato per i poveri studi convenzionati:

Iniziamo dalle ore lavorate. Dento, a patto di usare l’agenda elettronica consente di sapere quante ore abbiamo lavorato in un periodo e le divide persino per tariffario!

Così scopriamo che nel 2017 sommando i tariffari “Unisalute” e “Unisalute 2016”, lo studio Usoni ha lavorato il 19,8% del tempo per Unisalute (342,5 ore), mentre nel 2018 il 17,2% (340,5 ore). Dento è in grado anche di dirci i costi fissi e variabili di quei periodi, e lo fa istantaneamente (se avete compilato la prima nota cassa banca).

I costi orari fissi del 2017 erano 77,40 euro mentre quelli del 2018 sono stati 77,66 euro. Pertanto sommando i costi dei due periodi abbiamo costi fissi riferiti a Unisalute dal 2017 al 2018 di 52.952,90 euro.

I costi orari variabili del 2017 erano 71,23 euro mentre quelli del 2018 sono stati 73,86 euro pertanto sommando i costi dei due periodi abbiamo costi variabili riferiti a Unisalute dal 2017 al 2018 di 49.545,30 euro.

La somma dei costi fissi e variabili per il periodo 1-1-2017…31-12-2018 riferiti al tempo utilizzato per eseguire i lavori dei pazienti Unisalute sono stati 102.497,70 euro

A questo punto vediamo, sempre con le funzioni di Dento, che fatturato per Unisalute abbiamo avuto per il periodo 1-1-2017…31-12-2018…..e troviamo, udite udite  78.096,59 euro! Vuol dire che io e miei collaboratori abbiamo lavorato 683 ore pari a 85 giorni lavorativi di 8 ore per generare una perdita di 24.401,11 euro! Ottantacinque giorni della nostra unica vita passati a generare una perdita!!!

Vi assicuro che se non avete gli strumenti di misura, non ve ne accorgete. Lavorate come matti, studio pieno e il conto in banca è, se va bene, stazionario. Chi spinge per i convenzionamenti, asserisce che è un sistema per generare nuovi contatti che alimentano il passaparola, falso, è un passaparola legato ai prezzi bassi  e non alla qualità del vostro lavoro, Vi portate in casa solo altra zavorra che affonda il vostro studio.

Naturalmente appena finita questa analisi, a Gennaio ho chiuso con Unisalute, mi rimane solo il FASI come convenzione, ma li il discorso è molto diverso (ma li tengo d’occhio comunque….).

Traete le vostre conclusioni, se siete convenzionati e avete strutture più agili della mia, avrete meno perdite, se usate tempi stretti e “tirate via” sulla qualità del lavoro potreste forse andare in pari (non guadagnare) ma vi sarete relegati in una fascia di odontoiatria di basso livello con una clientela per nulla interessata alla qualità del lavoro ma solo al singolo euro risparmiato.

Termino con un racconto che avvalora tutto quanto detto sopra: ho mandato a tutti i pazienti, dei quali avevo indirizzo mail, l’avviso che non sarei più stato convenzionato con Unisalute. Ho promesso che, ai pazienti Unisalute che fossero rimasti, per un anno avrei adottato il listino Unisalute pre 2016 (quello non decurtato del 30%).

Un paziente, dipendente Unicredit, ha fatto una ablazione successivamente a questo avviso che riferisce però di non aver ricevuto. Ha speso 90 euro ma, visto che non sono più convenzionato, non avrà il rimborso di 90 euro (ha il rimborso del 100% se utilizza strutture convenzionate) ma solo di 72 euro (80% del rimborso perché non sono più convenzionato) perciò ha deciso (unilateralmente deve essere una vizio legato alle assicurazioni) che mi pagherà solo 72 euro! Ma non subito, solo quando avrà ottenuto il rimborso……. e stiamo parlando di una famiglia con una figlia quindicenne che conosco da sette anni con la quale ho fatto una impegnativa ortodonzia fissa e alla quale non facevo pagare le visite di controllo!

Avete, con Dento, la possibilità di analizzare ogni aspetto della nostra professione, usatelo e usate il blog, fate domande qui per conoscere tutti gli aspetti di Dento, anche perché di fare i corsi mi sono stancato.

 

Tirare un po’ di somme, analizziamo il 2017

Con la fine dell’anno si possono tirare un po’ di somme e non è solo un modo di dire. Ho finito di segnare le ultime spese in prima nota cassa banca (e non lo si può fare finché l’anno non è finito). Ora posso trarre i primi ragionamenti, li voglio fare a voce alta con voi. (fate sempre la prima nota!)

  1. Parliamo prima del rendimento orario dello studio inteso come saturazione dell’agenda.
  2. Le ore totali che teoricamente possiamo lavorare in studio le possiamo stabilire a tavolino, negli scorsi anni (quando lo studio era uno studio associato) per noi erano 30(mie) +30(socio) +10(igienista) alla settimana che per 45 settimane diventano 3150 ore massime possibili, ora che il mio socio ha abbandonato lo studio sono 40(mie) +10(collaboratore) +20(igienista) cioè le stesse ma con un carico di lavoro molto sbilanciato su di me, visto che a queste ore devo aggiungere due pomeriggi settimanali di consulenza ortodontica……
  3. Le ore che realmente abbiamo lavorato danno un’idea del rendimento che ha avuto il nostro studio in rapporto alle ore totali possibili. Risalendo al 2015 , ultimo anno in cui lo studio associato ha lavorato a organico completo sono state 2045 ore con un rendimento del 64,9%  meglio è andato lo scorso anno 2016 quando pur mancando il socio da prima delle vacanze estive sono state lavorate 2075,5 ore con un “rendimento di agenda” del 65,9%, nel 2017 le ore lavorate sono state 1736 0re con un rendimento del 55%. Maggiore sarà il rendimento e più si ottimizza l’uso delle attrezzature, più sono i pazienti e più si alimenta il passaparola, minore è il costo orario, nel mio caso il danno apportato dall’uscita del socio è evidente  in termini numerici, di arresto di crescita, di calo di prospettiva di guadagno, di danno di immagine per lo studio e di carico di lavoro per il socio rimasto.

Dento consente facilmente l’analisi che ho appena fatto avendo un pannello predisposto:

che permette persino di vedere, in forma grafica, in che percentuale vengono utilizzati i diversi listini oppure di vedere le ore di ogni singolo operatore in assoluto o per listini e di vedere l’andamento delle ore negli anni.

E se volessimo sapere l’incasso lordo per ora? E’ un dato interessante perché ci dice quanto è stato profittevole il nostro studio ed è interessante vedere come cambia negli anni. Prendiamo in considerazione il 2015 (ultimo anno di studio associato completo) l’incasso lordo per ogni ora è stato 167,32 euro, per il 2016 è stato di 160,16 euro, per il 2017 è stato 181,8 euro.

Un aumento di incasso lordo orario che va dai 14 ai 21 euro/ora è un dato inaspettato e significativo, potremmo immaginare che se ci fosse stata la possibilità di avere il rendimento del 2017 con le ore lavorate nel 2015, avremmo avuto un incasso superiore di 29.600 euro nel 2015 oppure con un rendimento orario di 181,8 euro/ora avremmo potuto risparmiare 163 ore nel 2015. Cosa possiamo ricavare da questi dati? che rimanere nei tempi di esecuzione delle prestazioni paga, (un collaboratore più efficiente?) pianificare bene l’agenda e i piani di lavoro ha più importanza di quello che sembra e con Dento possiamo verificare un altro dato: abbiamo per caso variato la tipologia dei nostri interventi? sono variate le percentuali degli studi di settore? nel mio caso non in modo significativo se non un aumento dei casi di ortodonzia.

Vi lascio a queste riflessioni e buon anno

Dott. Germano Usoni

P.S. nei prossimi giorni, complici le vacanze, potrei riuscire a fare un’ analisi su come variano e come incidono i costi orari sui tariffari e come usare correttamente Dento per aggiornare i tariffari.

Corsi di gestione dello studio dentistico

Tra le mail che ricevo più di frequente ci sono quelle di nuovi corsi di gestione dello studio dentistico. Ne ho fatti molti e sono tutti molto validi, da ognuno si porta a casa una riflessione che non avevamo fatto e ognuno approfondisce un aspetto diverso. Da questi corsi si è evoluto Dento, devo rendere merito.

I corsi che tengo io invece, sono tesi a far capire come usare Dento per rendere facile la gestione, mi spiego: a volte dai corsi di gestione si esce con fogli di Excel o altri strumenti che devono essere riempiti di dati per analizzare l’andamento dello studio, non è comodo, lo potrai fare una volta e poi? ogni quanto ti verrà voglia di rifarlo? pensi che possa farlo per te la segretaria o il tuo commercialista? non sarebbe affidabile.

Io ho ribaltato la questione, i dati li ho, li immettiamo senza saperlo ogni volta che aggiorniamo le cartelle perché, non analizzare cose che sono già li pronte? vi do un esempio:ho riportato qui la sezione dei totali che si trova nell’elenco delle schede dentali attive, vediamo insieme cosa troviamo:

Totale preventivi dice che ho in casa schede attive che mi daranno un incasso di 174.710,99 euro.

Totale sconti dice che su queste schede ho fatto sconti per 15.629,01 euro, quasi il 9% fare attenzione…..

Totale eseguito dice che abbiamo già eseguito 60.422 euro, abbiamo emesso 57.201 euro di fatture, e Totale saldo dice che siamo stati bravini a non essere troppo esposti con i pagamenti.

Totale ore ci da un informazione interessante, per completare tutte queste schede dentali attive ci vogliono 591 ore per il mio studio quasi 5 mesi di lavoro.

Totale utile ci da il guadagno lordo che ci potremo attendere.

Analogamente lo stesso strumento è presente in elenco schede ortodontiche che ho sempre volutamente tenuto separate dalle dentali.  Oltre ad avere un quadro generale dall’elenco di tutte le schede, possiamo vedere che informazioni ottenere da una singola scheda di lavoro entrando nell’elenco prestazioni della scheda:

Qui vediamo un piccolo piano di lavoro di 600 euro, Dento ci dice che se lo completeremo in 3 ore avremo un utile lordo di 170,95 euro, troviamo anche una prestazione con utile negativo, questo strumento ci aiuta a non esagerare con sconti e arrotondamenti.

Anche ogni singola prestazione è analizzabile:

Qui abbiamo un’otturazione occlusale del costo di 193 euro, visto che il bambino ha collaborato, siamo riusciti a farne 2 in un’ora e ho applicato un forte sconto. In alto vediamo l’importo, l’importo applicato. Nella colonna di destra il tempo impiegato, i costi fissi, i costi variabili, il costo operatore (costo variabile) e l’utile lordo. Perciò anche sulla singola prestazione abbiamo un controllo preciso.

Ricapitolando, controllo di tutte le schede attive, controllo della singola scheda, controllo della singola prestazione. E se volessimo sapere a fine giornata (o in qualsiasi periodo vogliamo) quanto abbiamo prodotto? In Menu > Gestione Dati > Fasi Eseguite troviamo i campi per eseguire la ricerca.

Buon lavoro

Germano Usoni

 

Viaggio verso iPad (iPad & iPaddizzazione)

Ricccardo Albieri ha risposto al post “iPad e iPaddizzazione” in modo così dettagliato che approfitto per trasformare il suo intervento in un nuovo post.

In ambito FileMaker Riccardo é un’autoritá, (programmatore di professione, autore di numerosi articoli su Applicando e addirittura anche di un guida su FileMaker) in passato mi ha aiutato più volte con Dento, avreste dovuto vedere che groviglio erano le relazioni prima del suo aiuto. Ecco i suoi interessanti commenti:

Viaggio verso iPad: eh, cambia completamente il paradigma d’uso, quindi tante cose (anche con l’aiuto di popover e card, santi subito) vanno ripensate anche solo in ragione del fatto che il puntatore del mouse è molto più piccolo del più minuscolo dei polpastrelli. Quindi righe più alte, portali più grandi, campi più spaziati. Inoltre i dispositivi touch sono tendenzialmente monofinestra mentre Dento è multifinestra. E poi alcune librerie Javascript che supportano il drag and drop su iOS non funzionano correttamente, alcuni calcoli è meglio spostarli lato server ecc. In sintesi, tanto lavoro anche se alla fine le soddisfazioni non mancheranno (FileMaker Go è un prodotto sbalorditivho).

Tutte cose queste che, unite alla dimensione più piccola dello schermo rendono il viaggio verso iPad un incubo, va ripensato tutto!

Sulla sicurezza, in realtà se si usa in rete niente di particolarmente diverso da un utilizzo con Pro + Server. Se invece qualcuno si volesse avventurare nell’utilizzo di Dento SUL dispositivo, be’… direi che i rischi per la sicurezza sono tanti.

Qui servono lumi che spero Riccardo ci darà, avrei detto che per la sicurezza i rischi sarebbero stati minori nell’uso sul dispositivo.

Sul Cloud il discorso è simile a quello fatto per il Pro + Server, con la differenza che i dati transitano all’esterno della rete locale, quindi per avere un buon livello di sicurezza è meglio utilizzare un certificato SSL per criptare i dati. Se si utilizza FileMaker Cloud, questa opzione è obbligatoria, mentre con altri provider spetta all’utente decidere. A proposito di FileMaker Cloud, abbiamo migrato qualcuno dei nostri clienti e, malgrado la configurazione sia al di fuori della portata di un utente medio, una volta messo in piedi il sistema è di una solidità strepitosa (del resto usa l’infrastruttura di Amazon, quindi parliamo di Eccellenza). Anche le prestazioni sono ottime.

Riccardo Albieri

Questa é una grande novità per FileMaker, sta diventando un programma con grandi prestazioni in cloud, e questo apre scenari interessanti nell’uso su apparecchi mobili, iPad e iPhone. Ma non iniziate a chiedermi una versione per iPhone però!!!

Germano Usoni

Livelli di conoscenza dei pazienti nello studio

Conoscenza, conoscete tutti i vostri pazienti o capita anche a voi di ricordare un paziente più dai denti che dal viso?
Chiedete anche voi spesso alle assistenti chi è questo o quel paziente?
Certo non capita per tutti i pazienti, magari solo per quelli che avete visto poche volte o quelli curati dai colleghi, bene a me succede e mi consolo dicendo che mi succedeva anche venticinque anni fa, ma potrebbe voler dire che ero bollito già allora.
Per fortuna ho due brave assistenti assunte da oltre 10 anni, loro si ricordano tutto, mi fanno un invidia e tutte le volte che chiedo notizie di qualche paziente hanno uno sguardo un po’di compassione.
Ma se non fosse così? se fossero assistenti appena assunte? O se fosse un grande studio con molti collaboratori? Quanto conosciamo i pazienti del nostro studio? Come ci può aiutare il gestionale?

Per i nostri pazienti possiamo definire due livelli di conoscenza.
Il primo, più generale, che definirei di gruppo si esplora dalla sezione elenco dell’anagrafica.
Da questa sezione, grazie al miglioramento introdotto nelle ricerche potremo:
1) vedere quanti pazienti abbiamo.
2) quanti di questi sono attivi.
3) quanti pazienti sono entrati dall’inizio dell’anno.
4) quante prime visite abbiamo avuto negli altri anni visualizzandole in un grafico.
5) confrontare mesi o periodi omogenei tra loro come i primi o i secondi semestri di anni diversi.
6) dopo aver selezionato i pazienti attivi ordinarli con vari criteri, per fasce di età o aree di provenienza (per comune o in città come Milano è facile usare i CAP).
Nella nuova sezione elenco ho voluto mostrare anche le foto dei pazienti (prima erano visibili solo dalla schermata di immissione dati) per ricordarli con più facilità.
Noi acquisiamo le foto con le web cam degli iMac ma anche iPad va benissimo a patto di scegliere una risoluzione bassa.

Un secondo livello di conoscenza dei nostri pazienti, più approfondito, lo possiamo acquisire entrando nel dettaglio della singola scheda anagrafica.
Dalla schermata anagrafica principale possiamo eseguire ricerche molto più mirate su ogni singolo campo presente.
Usando i tab, senza uscire dallo stesso formato (anagrafica) possiamo cambiare sezione e avere il completo controllo di ogni aspetto del nostro rapporto col paziente.
Dal tab anamnesi possiamo fare e consultare anamnesi facendole firmare direttamente su iPad. Dalla sezione correlati possiamo mostrare che legami hanno pazienti tra di loro, gruppi famigliari, gruppi di lavoro, chi abita nello stesso indirizzo, chi ha lo stesso cognome, come sono arrivati nel nostro studio (referente) e questo ci aiuta enormemente ad approfondire la conoscenza di un paziente.
É fondamentale chiedere sempre il referente, sia che sia un paziente, sia che sia una nostra forma di convenzione o internet per capire il valore che hanno questi canali di accesso allo studio.
Avete visto in uno dei più recenti post come ora con Dento ė possibile anche avere un valore economico di un referente. Sapere quanto ci frutta come referente ad esempio internet, non è banale quando saremo in procinto di fare scelte che riguardano la nostra esposizione sul web oppure misurare il valore di una convenzione per capire quanto sia conveniente aderire o meno.
Da sempre abbiamo abbiamo creduto nei richiami e in Dento abbiamo automatizzato il più possibile il sistema collegandolo agli appuntamenti in agenda e dando la possibilità all’utente di usare mezzi diversi (sms, mail, lettere) con testi mirati.
Nell’ultima versione di Dento, per l’uso su iPad, ho dovuto introdurre l’uso delle icone, la quinta icona, l’icona scheda, permette l’accesso ad un una schermata fondamentale per il controllo totale del paziente, in un solo momento possiamo vedere quanti appuntamenti, quante schede lavoro e quante fatture abbiamo mai emesso per il nostro paziente.
Questa schermata ci permette di avere sotto controllo:
1) il grado di accettazione dei preventivi.
2) da quanto il paziente non viene più in studio.
3) se il tempo che abbiamo dedicato al nostro paziente é stato adeguatamente remunerato.
4) se ci sono dei sospesi.
Pur essendo tutte funzioni standard di un gestionale, é importante far notare come tutto avvenga dal solo modulo anagrafica, questo permette, ad esempio con iPad, di sapere tutto del paziente senza cambiare schermata.
Le funzioni di anagrafica che vi ho descritto e che possono migliorare il vostro livello di conoscenza dei pazienti, non sono presenti nella versione che potete scaricare ora da questo blog(6.4) ma non ho problema a dare la mia versione (6.7) a chi vorrà aiutarmi nello sviluppo e nei test, rispondete a questo post per riceverla, all’inizio di settembre sarò in grado di darvela.

Dott. Germano Usoni

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