Giovani odontoiatri e informatizzazione dello studio (parte quarta ed ultima)

Abbiamo visto che informatizzare uno studio odontoiatrico è indispensabile. Si deve iniziare dal programma di gestione ed è la scelta più difficile, non è detto che il prodotto più diffuso sia il migliore, anzi. I difetti nei programmi si rilevano sempre dopo l’acquisto, è importante informarsi con i colleghi e fare molte domande perché si rischia di pagar caro un prodotto inadeguato, personalmente ho trovato la soluzione dopo due fallimenti.
Il decreto Bersani ha rivoluzionato la nostra professione, oggi per chi è titolare di studio una parte consistente delle ore di lavoro è manageriale e sulla qualità della dotazione informatica non si deve risparmiare, niente in studio è più prezioso dei nostri dati informatici, se ci rubano le attrezzature troveremo un collega che ci ospita, se ci rubano i dati saremo cechi, incapaci di sapere che prestazioni abbiamo eseguito, quelle da fare, chi ci ha pagato e chi ci deve pagare.
Ora è possibile fare pubblicità sanitaria ma che tipo di pubblicità possiamo fare? Abbiamo i mezzi economici e siamo preparati per farlo? La forza di uno studio è nei propri dati anagrafici, è sulla popolazione del nostro studio che possiamo attivare iniziative di promozione per fidelizzare i pazienti e favorire il passaparola a costo relativamente basso. La prima azione indispensabile, è quella classica del richiamo periodico. Deve essere attivata da tutti gli studi, si può fare per lettera, mail e sms ma, il massimo rendimento lo otterremo col richiamo telefonico fatto dalla segretaria.
Non dimentichiamo di raccogliere gli indirizzi di posta elettronica per creare periodicamente delle news letter che informeranno delle evoluzioni in atto nel nostro studio, un nuovo corso, una nuova attrezzatura, una nuova procedura, un nuovo collaboratore, devono essere portati a conoscenza dei nostri pazienti.
Dobbiamo, con cadenze ragionevoli, senza creare disturbo, rafforzare il senso di appartenenza allo studio, soprattutto nelle persone che vengono da noi attraverso convenzioni o internet che sembrano avere una fedeltà al dentista minore. Dobbiamo anche controllare periodicamente, dalla lista delle anagrafiche, il numero di nuove visite per anno e l’andamento di queste negli anni. Teniamo ben aggiornato il numero di pazienti attivi annotando tra gli archiviati chi si è trasferito, chi da anni non risponde ai richiami ecc.
Qualsiasi programma di gestione svolge funzioni base indispensabili, dalla fatturazione alla prima nota cassa banca, dall’odontogramma alla scheda parodontale, ma questo oggi con margini di guadagno ridotti non può più bastare, un gestionale oggi deve fare il calcolo immediato del costo al minuto dello studio, necessario per non generare un tariffario incongruo e per fare analisi approfondite sul rendimento di un piano di cure, sul rendimento di una convenzione fino alla previsione di utile e anche di tempo di realizzazione per i piani di cura.
Anche il sito Web non è più rinunciabile, il sito è una vetrina che comunica chi siamo e come siamo, non deve essere un sito preconfezionato, bisogna dedicare alla realizzazione un po’ di tempo e farlo “nostro”, coadiuvato da un blog, il sito scalerà i posti nell’indicizzazione di Google in modo da raggiungere il suo obiettivo: essere in prima pagina nelle ricerche internet.
Oltre a questo oggi è necessario gestire l’immagine di studio sui social network, per alimentare il passaparola su internet.
Da internet ora arrivano nel nostro studio circa il 6-7% dei pazienti, percentuale che è destinata a aumentare in futuro per il mutare delle abitudini della società introdotte con gli smartphone.
Portatile o tablet con un buon gestionale e sito internet, sono la “dotazione informatica di base” sia dello studio che del collaboratore. Oggi la tecnologia offre una vasta scelta per incrementare la dotazione tecnica/informatica di uno studio a nostro piacere.
Se ancora avremo qualche giovane odontoiatra con spirito imprenditoriale, con cosa dovrà partire nella realizzazione di un nuovo studio mono professionale senza prosciugare le risorse economiche e avere il massimo rapporto costo/benefici? La prima attrezzatura che ha un alto impatto e non richiede ingenti investimenti è la telecamera indorale che spesso mi stupisco di non trovare negli studi di molti colleghi. Le immagini ci possono aiutare a spiegare situazioni critiche inaspettate e consentono al termine di un lavoro di farne apprezzare la qualità di esecuzione.
Con una società sempre più attenta all’immagine ed all’estetica, anche la fotocamera con obiettivo macro e flash dedicato, non può mancare per verificare gli aspetti estetici del sorriso di un paziente, fare un filmato dei movimenti orali, inviare al tecnico dettagli per la personalizzazione di un dente o per la progettazione di un gruppo di faccette in stile digital smile design.
Queste due prime attrezzature, non costosissime magari rivolgendoci al mercato dell’usato per quanto riguarda la fotografia, poste in uno studio da poco aperto, con tempi di appuntamenti forzatamente “larghi” visto che la clientela è ancora da acquisire, possono valere moltissimo se correttamente utilizzate.
Sempre, ma a maggior ragione in fase di avviamento, lo spazio per l’appuntamento deve prevedere qualche minuto per “rendere personale” la seduta e differenziarci dai service.
Al crescere del numero di pazienti, aumentando la disponibilità economica, un buon acquisto è l’ortopantomografo digitale, orientandoci tra i numerosi buoni usati o i nuovi modelli che prevedano l’upgrade a TAC Cone Beam; qui il vantaggio è duplice, immediatezza di esame e “immagine di studio” percepita dal paziente.
Queste attrezzature assieme all’RVG (meglio i modelli ai fosfori privi di cavo del sensore) compongono la dotazione “standard” informatica di uno studio moderno, un punto di arrivo molto buono per un giovane odontoiatra.
Le ore che generano utile sono quelle che noi passiamo alla poltrona, se saremo stati bravi ed il lavoro è aumentato saremo di fronte ad alcune scelte necessarie per aumentare il numero di ore “cliniche” a disposizione; un aspetto da affrontare ad un punto della vita di uno studio dentistico che spesso non è così chiaro ai colleghi è l’assunzione di una segretaria che ci affianchi nella gestione burocratica/informatica dello studio.
Alla segretaria spetterà la gestione della modulistica (accettazione, consenso, fatturazione), la gestione amministrativa (incassi, pagamenti), la gestione delle assicurazioni e delle convenzioni, organizzare la distribuzione dei compiti al personale, controllare le autorizzazioni in caso di sopralluogo ASL, controllare le procedure e le normative di disinfezione, gestire internet e il rapporto con i social media.
Anche in questo caso vediamo come persino i compiti di segreteria si siano “espansi” nei moderni studi tanto da far diventare stretta la definizione di segretaria che negli studi più grandi è un vero e proprio “manager di studio”.
Con queste armi, aiutato dalle analisi ricavate dal gestionale, dalla location che avrà scelto, e dal personale che avrà saputo assumere si amplificheranno le possibilità di avere successo professionale, tenendo sempre ben presente che sarà la “qualità percepita” ad attirare i pazienti, e alla qualità percepita concorre sicuramente anche la dotazione informatica dello studio.