In Dento le schede dentali possono essere 1) attive, 2) sospese, 3) archiviate.
Le attive sono quelle con le cure in corso, appena le cure si concludono, all’atto dell’emissione della fatture di saldo il programma le trasforma in archiviate.
Le schede si possono archiviare anche manualmente cliccando sul riquadro del nome.
Spesso per un paziente si fanno più proposte di cura, quelle non accattate si possono cancellare o conservare momentaneamente tra le schede sospese.
Anche una scheda in attesa di accettazione può sostare tra le sospese.
In una gestione ideale dello studio gli insoluti dovrebbero essere solo nelle schede attive, in realtà per svariati motivi possiamo avere insoluti tra le archiviate ed anche tra le sospese.
Per trovare i debitori è sufficiente dal formato lista cliccare sul pulsante “saldo -” e comparirà la lista dei debitori, non sarà ancora visisbile l’importo totale, per vederlo cliccare su “mostra/nascondi i totali”.
Smettete di cercare e non chiedetemi un sistema per “voi sapete cosa” non c’é e non lo faccio.
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La creazione in un gestionale dentale di un manuale dello studio dentistico è una idea nuova.
Il manuale è una raccolta, completamente personalizzabile dall’utente, di norme interne, promemoria, ordini di servizio per il personale, consultabili in qualsiasi momento dai componenti dello studio.
Si accede al manuale cliccando la voce “manuale studio” dal menu di Dento.
Il manuale viene fornito con oltre 100 pagine che devono essere adattate alla realtà del proprio studio.
Per accedere alla sezione dalla quale si può modificare il manuale bisogna cliccare su compila dalla tendina script di FileMaker.
Dento, pur lasciando libero l’utente di usare o meno l’agenda dentale, viene sfruttato al meglio con l’uso dell’agenda.
L’agenda consente di:
1) vedere gli appuntamenti con una lunghezza a video proporzionale alla durata in minuti.
2) legare note all’impegno, con la possibilità di leggerle anche quando la lunghezza a video è di soli 15 minuti (una riga). Un pallino blu a sinistra del nome indica la presenza di una nota.
Passando col mouse sopra all’appuntamento una tendina mostrerà il testo della nota.
3) evidenziare con un codice colore la postazione di lavoro scelta, in modo di fornire all’assistente l’informazione di dove posizionare il paziente.
4) evidenziare il giorno attuale, segnalato dal nome in arancione e dallo sfondo bianco.
5) effettuare controlli sulle sovrapposizioni.
6) spostare, duplicare, allungare o accorciare l’appuntamento col mouse e combinazioni di tasti.
7) vedere tutti gli appuntamenti del paziente (contatto attivo).
8) vedere i numeri di telefono del paziente (contatto attivo).
9) avere la schermata settimana per ogni utente o la schermata giorno con la possibilità di vedere (attualmente) cinque utenti per schermata.
10) verificare tramite uno sfondo arancione sul navigatore se sono presenti appuntamenti nei giorni non visualizzati (sabato o domenica)
11) verificare tramite un pallino arancione a destra del nome se è impostato l’sms, (il pallino diventa blu se l’sms è stato ricevuto o grigio se inviato correttamente )
12) avere il controllo di tutte le azioni effettuate sull’agenda (chi l’ha fatto e cosa ha fatto)
Scelto un paziente in “cerca contatti” (o cliccando sull’appuntamento) la navigazione nelle sezioni avviene per il paziente selezionato (navigazione sul contatto attivo).
L’utente che ritiene di continuare ad usare un’agenda di carta, userà come punto di riferimento il menu.
L’anagrafica in Dento è un file evoluto che permette controlli e funzioni senza l’intervento dell’utente, il programma guida chi inserisce i dati per impedire errori grossolani.
La correttezza dei dati è fondamentale in un database, alcuni grossi errori possono essere dovuti ad errori di battitura, ad abbreviazioni nei nomi delle vie, alla dimenticanza di secondi nomi o all’uso di diminutivi.
Per ovviare in parte a questo, in Dento si usa un controllo di univocità basato sul codice fiscale.
All’interno di Dento abbiamo oltre 82.000 indirizzi italiani con i relativi CAP e dati identificativi per il codice fiscale, una tale mole di dati è difficile da tenere aggiornata (pensate alla creazione di nuove vie o a nuove province) ma è possibile aggiungerne di mancanti o modificarne di esistenti da parte dell’utente.
I dati contenuti oggi sono quelli forniti dal ministero nel 2007.
Il controllo di correttezza dati sull’indirizzo (nome del comune e nelle città nome del comune e nome della via) fa si che con dati corretti compaia il CAP e la provincia, in mancanza di questo avremo o sbagliato a scrivere (errori ortografici: via al posto di viale oppure piazza al posto di largo o piazzale) o siamo nella situazione di via nuova o di cambio di provincia.
In caso di via nuova, richiamando l’archivio indirizzi potremo aggiungerla, in caso di cambio di provincia modificheremo nell’archivio indirizzi la provincia di appartenenza.
In oltre dieci anni d’uso di questo sistema, posso dire di aver dovuto modificare i dati quasi solo per gli stranieri e per le province che sono variate intorno a Milano (Lecco, Lodi e Monza Brianza) ed aggiungere dati solo per una nuova via creata nel comune di Milano.
La flessibilità del sistema consente comunque di lavorare come si crede ma questo modo di operare restituisce negli anni un archivio di dati corretti di notevole valore.
Dento consente di creare un consenso informato specifico per il piano di cure.
Il testo si inserisce in Menu > Tariffario > Crea prestazioni e definisci i prezzi ed andando nella prestazione desiderata.
La lunghezza di testo a disposizione è di circa 5 righe.
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