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Abbiamo visto che informatizzare uno studio odontoiatrico è indispensabile. Si deve iniziare dal programma di gestione ed è la scelta più difficile, non è detto che il prodotto più diffuso sia il migliore, anzi. I difetti nei programmi si rilevano sempre dopo l’acquisto, è importante informarsi con i colleghi e fare molte domande perché si rischia di pagar caro un prodotto inadeguato, personalmente ho trovato la soluzione dopo due fallimenti.
Il decreto Bersani ha rivoluzionato la nostra professione, oggi per chi è titolare di studio una parte consistente delle ore di lavoro è manageriale e sulla qualità della dotazione informatica non si deve risparmiare, niente in studio è più prezioso dei nostri dati informatici, se ci rubano le attrezzature troveremo un collega che ci ospita, se ci rubano i dati saremo cechi, incapaci di sapere che prestazioni abbiamo eseguito, quelle da fare, chi ci ha pagato e chi ci deve pagare.
Ora è possibile fare pubblicità sanitaria ma che tipo di pubblicità possiamo fare? Abbiamo i mezzi economici e siamo preparati per farlo? La forza di uno studio è nei propri dati anagrafici, è sulla popolazione del nostro studio che possiamo attivare iniziative di promozione per fidelizzare i pazienti e favorire il passaparola a costo relativamente basso. La prima azione indispensabile, è quella classica del richiamo periodico. Deve essere attivata da tutti gli studi, si può fare per lettera, mail e sms ma, il massimo rendimento lo otterremo col richiamo telefonico fatto dalla segretaria.
Non dimentichiamo di raccogliere gli indirizzi di posta elettronica per creare periodicamente delle news letter che informeranno delle evoluzioni in atto nel nostro studio, un nuovo corso, una nuova attrezzatura, una nuova procedura, un nuovo collaboratore, devono essere portati a conoscenza dei nostri pazienti.
Dobbiamo, con cadenze ragionevoli, senza creare disturbo, rafforzare il senso di appartenenza allo studio, soprattutto nelle persone che vengono da noi attraverso convenzioni o internet che sembrano avere una fedeltà al dentista minore. Dobbiamo anche controllare periodicamente, dalla lista delle anagrafiche, il numero di nuove visite per anno e l’andamento di queste negli anni. Teniamo ben aggiornato il numero di pazienti attivi annotando tra gli archiviati chi si è trasferito, chi da anni non risponde ai richiami ecc.
Qualsiasi programma di gestione svolge funzioni base indispensabili, dalla fatturazione alla prima nota cassa banca, dall’odontogramma alla scheda parodontale, ma questo oggi con margini di guadagno ridotti non può più bastare, un gestionale oggi deve fare il calcolo immediato del costo al minuto dello studio, necessario per non generare un tariffario incongruo e per fare analisi approfondite sul rendimento di un piano di cure, sul rendimento di una convenzione fino alla previsione di utile e anche di tempo di realizzazione per i piani di cura.
Anche il sito Web non è più rinunciabile, il sito è una vetrina che comunica chi siamo e come siamo, non deve essere un sito preconfezionato, bisogna dedicare alla realizzazione un po’ di tempo e farlo “nostro”, coadiuvato da un blog, il sito scalerà i posti nell’indicizzazione di Google in modo da raggiungere il suo obiettivo: essere in prima pagina nelle ricerche internet.
Oltre a questo oggi è necessario gestire l’immagine di studio sui social network, per alimentare il passaparola su internet.
Da internet ora arrivano nel nostro studio circa il 6-7% dei pazienti, percentuale che è destinata a aumentare in futuro per il mutare delle abitudini della società introdotte con gli smartphone.
Portatile o tablet con un buon gestionale e sito internet, sono la “dotazione informatica di base” sia dello studio che del collaboratore. Oggi la tecnologia offre una vasta scelta per incrementare la dotazione tecnica/informatica di uno studio a nostro piacere.
Se ancora avremo qualche giovane odontoiatra con spirito imprenditoriale, con cosa dovrà partire nella realizzazione di un nuovo studio mono professionale senza prosciugare le risorse economiche e avere il massimo rapporto costo/benefici? La prima attrezzatura che ha un alto impatto e non richiede ingenti investimenti è la telecamera indorale che spesso mi stupisco di non trovare negli studi di molti colleghi. Le immagini ci possono aiutare a spiegare situazioni critiche inaspettate e consentono al termine di un lavoro di farne apprezzare la qualità di esecuzione.
Con una società sempre più attenta all’immagine ed all’estetica, anche la fotocamera con obiettivo macro e flash dedicato, non può mancare per verificare gli aspetti estetici del sorriso di un paziente, fare un filmato dei movimenti orali, inviare al tecnico dettagli per la personalizzazione di un dente o per la progettazione di un gruppo di faccette in stile digital smile design.
Queste due prime attrezzature, non costosissime magari rivolgendoci al mercato dell’usato per quanto riguarda la fotografia, poste in uno studio da poco aperto, con tempi di appuntamenti forzatamente “larghi” visto che la clientela è ancora da acquisire, possono valere moltissimo se correttamente utilizzate.
Sempre, ma a maggior ragione in fase di avviamento, lo spazio per l’appuntamento deve prevedere qualche minuto per “rendere personale” la seduta e differenziarci dai service.
Al crescere del numero di pazienti, aumentando la disponibilità economica, un buon acquisto è l’ortopantomografo digitale, orientandoci tra i numerosi buoni usati o i nuovi modelli che prevedano l’upgrade a TAC Cone Beam; qui il vantaggio è duplice, immediatezza di esame e “immagine di studio” percepita dal paziente.
Queste attrezzature assieme all’RVG (meglio i modelli ai fosfori privi di cavo del sensore) compongono la dotazione “standard” informatica di uno studio moderno, un punto di arrivo molto buono per un giovane odontoiatra.
Le ore che generano utile sono quelle che noi passiamo alla poltrona, se saremo stati bravi ed il lavoro è aumentato saremo di fronte ad alcune scelte necessarie per aumentare il numero di ore “cliniche” a disposizione; un aspetto da affrontare ad un punto della vita di uno studio dentistico che spesso non è così chiaro ai colleghi è l’assunzione di una segretaria che ci affianchi nella gestione burocratica/informatica dello studio.
Alla segretaria spetterà la gestione della modulistica (accettazione, consenso, fatturazione), la gestione amministrativa (incassi, pagamenti), la gestione delle assicurazioni e delle convenzioni, organizzare la distribuzione dei compiti al personale, controllare le autorizzazioni in caso di sopralluogo ASL, controllare le procedure e le normative di disinfezione, gestire internet e il rapporto con i social media.
Anche in questo caso vediamo come persino i compiti di segreteria si siano “espansi” nei moderni studi tanto da far diventare stretta la definizione di segretaria che negli studi più grandi è un vero e proprio “manager di studio”.
Con queste armi, aiutato dalle analisi ricavate dal gestionale, dalla location che avrà scelto, e dal personale che avrà saputo assumere si amplificheranno le possibilità di avere successo professionale, tenendo sempre ben presente che sarà la “qualità percepita” ad attirare i pazienti, e alla qualità percepita concorre sicuramente anche la dotazione informatica dello studio.

Germano Usoni

Fino agli anni ottanta e novanta, aprire uno studio, con la prospettiva di una professione gratificante e remunerativa era un traguardo ambito, le difficoltà economiche e burocratiche si superavano di slancio, le attrezzature indispensabili si limitavano al riunito, radiografico e autoclave. Quasi nessuno studio era informatizzato e solo nei primi anni 80 iniziarono a far timidamente capolino in pochissimi studi, i primi computer con MS DOS. I programmi di gestione erano allo stato embrionale, l’interfaccia non era grafica ma a testo, di strumenti radiografici o fotografici digitali nemmeno si immaginava l’arrivo e i computer non permettevano certo la gestione clinica degli esami alla quale siamo abituati ora. La maggior parte iniziava la professione con i blocchi fatture e schede dentali di carta della Buffetti, generando una situazione che ha portato ad accumulare scatoloni di fatture di carta, cartelle e lastre che nel momento importante non si trovano.

L’odontoiatria è cambiata, l’impegno generato dal lato imprenditoriale della professione sta superando quello clinico, per questo informatizzarsi è indispensabile, purtroppo, per mia esperienza, la maggior parte di noi non è preparata a questo cambiamento. Iniziare con il computer per molti sembra ancora un’opzione e non una necessità dettata da una evidente esigenza, è una scelta che il dentista fa ancora in base alla propria forma mentale, che è indipendente persino dalla generazione.

L’arrivo graduale di strumenti digitali ha supportato e spinto sempre più l’evoluzione clinica, quasi nessuna procedura di lavoro è rimasta uguale. Trent’anni fa l’odontoiatria aveva da poco abbandonato il periodo delle devitalizzazioni con le paste arsenicate e delle corone stampate in oro e si preparava ad accogliere tutta la serie di evoluzioni che la avrebbero col tempo portata alla strumentazione dei canali con drill al Nichel Titanio e strumenti reciprocanti, ai Laser nelle loro diverse declinazioni, all’impronta digitale, ai fresatori e all’implantologia guidata dalle tac cone beam. Le nuove tecnologie sono state accompagnate da una quantità di attrezzature digitali elettromedicali veramente notevole che è entrata pian piano nei nostri ambulatori, tanto che ora l’investimento per l’apertura di un moderno studio al passo con i tempi è ingentissimo, sicuramente oltre le possibilità di un singolo giovane odontoiatra.

Il 2006, con il decreto Bersani di liberalizzazione della pubblicità sanitaria, sarà ricordato dagli odontoiatri come un anno di svolta, il decreto ha permesso, al primo grosso gruppo di franchising di farsi pubblicità sui media e, su questo esempio, favoriti dall’investimento di capitali nelle catene odontoiatriche da parte di fondi finanziari, è esploso il fenomeno Franchising con innumerevoli catene odontoiatriche differenti. Nel 2008, la crisi economica, diminuendo la disponibilità finanziaria della popolazione, ha esteso il fenomeno del turismo odontoiatrico, prima avvertito solo nelle regioni del nord-est, ad una fascia maggiore e meno preparata culturalmente della popolazione. In reazione a questo fenomeno una parte di odontoiatria più spregiudicata ha reagito con la nascita dei low cost/low quality. Pletora odontoiatrica, franchising, turismo odontoiatrico e low cost sono i sostituti del diffuso abusivismo che imperava trent’anni fa, purtroppo, l’attacco più pericoloso alla libera professione non arriva da questi ma da un’altra situazione. Le prestazioni sanitarie sono sempre più gestite da polizze assicurative sanitarie, fondi e casse di assistenza integrativa per molte categorie di lavoratori.

Le polizze sanitarie rappresentano dei benefit per la remunerazione di dipendenti che i vari sindacati riescono a ottenere per categorie di lavoratori in alternativa ad aumenti di salario. Intere fasce di popolazione sono, loro malgrado, convenzionate, lo studio dentistico, che sia convenzionato o meno, si trova perciò a dover gestire una mole di lavoro informatico legato alla burocrazia con aumento dei costi; inoltre, gli enti assicurativi cercano di indirizzare i loro assistiti a strutture in convenzione diretta a tariffe concordate, con buona pace della libertà di scelta del curante da parte del paziente.

Vedremo come l’aumento delle competenze necessarie a gestire le tecnologie che supportano la clinica e l’impegno burocratico nel gestire pratiche di rimborsi, consensi, modulistiche ed ora l’invio delle fatture al sistema 730 abbiano diminuito la redditività rispetto agli scorsi decenni rendendo indispensabile uno stretto controllo di numerosi paramentri che possiamo ottenere solo con l’informatizzazione della professione.

Germano Usoni