Richiesta di intervento di Paolo Gerardo:
Ciao Germano,
stiamo cercando di mettere a punto una routine per utilizzare i richiami con sms; nelle mille prove che abbiamo fatto abbiamo inviato fittiziamente i richiami di luglio, ahimè ho capito ora che il programma aggiorna le date per il richiamo successivo.Penso che la non conoscenza della struttura e delle sequenze del programma abbia complicato il suo utilizzo. Se tu ne parlassi sul blog potrebbe essere molto utile per tutti gli utilizzatori, potremmo anche sentire gli altri come gestiscono i richiami
Da sempre nel mio studio si sono fatti i richiami periodici ai pazienti. Tutti i corsi di gestione consigliano questa pratica e, a maggior ragione ora, è necessario far sentire al paziente l’appartenenza ad uno studio, una sorta di legame che i richiami aiutano a mantenere.
In origine i miei richiami sono stati cartacei. La lettera, è poco invasiva, non insistente, ti dice: ricordati del dentista e male che vada si può gettare senza troppi fastidi, è in linea con il mio carattere, cerco di non rompere troppo. Purtroppo la lettera richiede un grande lavoro, stampare, imbustare, affrancare imbucare e costa molto oltre ad avere una risposta bassa da parte della clientela.
Allora lentamente è stata affiancata dalla posta elettronica, che però non è adatta a tutti, gli anziani difficilmente fanno uso dell’email, richiede un uso almeno giornaliero del computer e, personalmente, mettendomi dalla parte del ricevente, mi scoccia di più della lettera, costa meno delle lettere ma, se possibile rende ancora meno come risposta.
Lo step successivo, affiancato ai primi due, è stato l’sms. Gli sms sono entrati in Dento come avviso per gli appuntamenti, poi, visto che c’erano li abbiamo usati per i richiami. Gli sms hanno una diffusione molto buona nella popolazione munita di cellulare, sono immediati, riportano il numero dello studio e consentono al paziente di chiamare immediatamente, danno un rendimento superiore agli altri due metodi e costano poco.
Grazie alla comunità del blog, interrogando i colleghi su come eseguono i richiami, ho preso in considerazione il richiamo telefonico. La telefonata non è in linea con il mio carattere ma, il sistema di fissare già il richiamo successivo nella seduta di igiene, ha un rendimento molto alto e necessita di un richiamo telefonico di conferma qualche giorno prima dell’appuntamento, un sms potrebbe non bastare. In Dento, si può registrare l’esito della telefonata in un record di richiamo (una riga di registrazione in un database). Perciò abbiamo aggiunto la possibilità di registrare l’esito di una telefonata, con valore di richiamo, in Dento.
Lettere, email, sms e registrazione telefonica sono riuniti nel sistema di richiamo di Dento, forse il modulo più complicato e meno intuitivo del programma. Il sistema funziona così: in Anagrafica, nella sezione richiami imposto la data dell’ultima visita, imposto la frequenza di richiamo, il tipo di richiamo (inteso come tipo di testo, i testi si impostano nelle impostazioni) e poi il mezzo con cui farlo, lettere, email o sms. L’insieme di tutti i pazienti con richiami formano un elenco, l’elenco dei richiami IMPOSTATI, dall’elenco possiamo isolare i richiami che vogliamo fare, a quel punto con il pulsante Crea richiami generiamo i richiami, si crea perciò un elenco di richiami CREATI. Da QUESTO elenco si spediscono i richiami, il programma a secondo di quanto impostato stampa una lettera, invia una mail o spedisce un sms in automatico. Naturalmente tutti i richiami creati sono registrati.
Sicuramente un sistema completo ma complicato, più volte mi sono chiesto come semplificarlo ma per ora non ci sono riuscito. Questo lungo post potrebbe far nascere qualche riflessione o qualche proposta………
agenda sull’appuntamento per far diventare il paziente “contatto attivo” e allora…….
