Giovani odontoiatri e informatizzazione dello studio: Il migliore gestionale per l'odontoiatra

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Studi di settore problema risolto

Il grosso problema dei nuovi studi di settore (YK21U) è quello di perdere la possibilità del confronto con gli anni precedenti che Dento ha sempre permesso (la funzione di controllo degli studi di settore è sempre stata presente in Dento). Con Sandro abbiamo studiato un modo per rendere poco traumatica questa novità. La soluzione è quella di attribuire manualmente le prestazioni dello studio alle nuove categorie, in questo modo il programma aggiorna automaticamente la categoria nelle fasi e nei prezzi, rimane poi da convertire le categorie nelle prestazioni già eseguite presenti nel programma. Sandro ha creato un comando che si occupa di modificare, a partire da una data a scelta, le prestazioni e le fasi fin qui eseguite attribuendole alle nuove categorie. In questo modo, se volessimo modificare tutte le prestazioni eseguite da sempre, portandole alle nuove categorie, potremmo di nuovo confrontare i dati 2.016 con quelli degli anni precedenti! Riporto una schermata d’esempio nella quale vediamo convertite le categorie a YK21U solo dell’anno in corso:

Schermata 2016-05-01 alle 06.37.27

Come potete vedere Conservativa e Endodonzia che prima erano unite sono ora separate e avendole convertite solo per il 2016 non compaiono negli anni precedenti come anche Pedodonzia. Non resta ora che convertire anche gli anni precedenti se vogliamo tornare ad avere il confronto che avevamo con le vecchie categorie WK21U.

Germano Usoni

Direte che nei casini mi ci sono messo da solo…….

Quando vedo colleghi che si registrano come Arsenio Lupin o Ciccio Ingrassia mi piacerebbe sapere chi sono per ringraziarli……. oppure quelli che si registrano alle 21 e si cancellano alle 21,10 o quelli che scaricano per conto terzi, quelli che non lasciano partire la mail di registrazione del programma…… (oltre 1600 iscritti meno di 1200 mail di registrazione). Poi ogni tanto arriva una mail come questa e capisco che forse Dento serve a qualcosa:

Grazie mille Germano.

Ho scaricato la versione che hai messo ora in download e funziona benissimo. Due parole sulla mia vita sono il minimo indispensabile per poterti esprimere la mia riconoscenza per tutto il lavoro tuo e della tua equipe.
Mi sono laureato nel 2013, no figlio di dentisti, non parente di dentisti. Un altro pesce piccolissimo in un mare sconfinato di cui ignoravo l’esistenza. La situazione universitaria in Italia è già precaria, ma ad (nome dell’ateneo che ometto) non impariamo veramente nulla se non ci rimbocchiamo le maniche e frequentiamo uno studio privato durante gli anni di corso. La mia colpa è stata certamente quella di non essermi impegnato abbastanza a muovermi in ambito extrauniversitario, fatto sta che a settembre di tre anni fa non sapevo tenere una siringa in mano e avevo all’attivo una cosa come quattro sedute di igiene da primo operatore. Ecco come sono entrato nel mondo del lavoro.
La fortuna che ho avuto è stata quella di incontrare un vecchio amico di famiglia il quale mi ha aperto le porte del suo studio come a un figlio e io ho cominciato a bazzicare le sue stanze cercando di recepire il più possibile di quello che mi insegnava. 
A gennaio 2014 mi sono iscritto all’albo, ho aperto la p.iva  e sono iniziati i dolori! Il collega mi ha offerto la possibilità di occupare gratuitamente uno dei suoi due riuniti per i miei pochi pazienti e così ho cominciato. I primi tempi sono stati drammatici: prime classi portate a termine in due ore, senza e diga e margini totalmente infiltrati, tempi assurdamente lunghi per prendere un impronta, cementare un provvisorio… Intanto frequentavo la clinica universitaria insieme ad altri miei ex compagni di corso e anche lì… meglio che lasciamo perdere. Lasciati in balia di noi stessi, spesso ci trovavamo in situazioni veramente difficili e se non fosse stato per l’audacia (e competenza) di qualche collega più preparato di me, avremmo potuto combinare casini anche importanti. 
L’esperienza che cambierà totalmente la mia vita professionale è stata una parentesi full time in un altro studio. Sconsolato di come andassero le cose dall’amico di famiglia, del fatto che lavoravo male, che non mi sentivo seguito abbastanza e non vedevo profili di crescita, colsi l’opportunità di un collega titolare di uno studio molto grande in un paese vicino a dove abito. La situazione prese subito una piega comica: era come se mi fossi tuffato da un’altezza di trenta metri sopra uno specchio d’acqua ghiacciata. Un tonfo colossale. 
Il collega mi mise sin da subito di fronte ai miei limiti manuali, prospettandomi un percorso di tirocinio lungo anni per poter raggiungere risultati accettabili in conservativa ed endo.
Per nove mesi ho frequentato lo studio dalle nove del mattino alle nove di sera, con una pausa di un’ora per il pranzo, cinque giorni la settimana: facevo l’assistente a un collaboratore, qualche igiene e il ragazzo dei computer. 
In quel periodo ho avuto anche la presunzione di credere di essere sottovalutato, di non essere preso sul serio. Mi sono sentito molto umiliato.
Poi ad Aprile dell’anno scorso il collega amico di famiglia mi ha richiamato, mi ha chiesto cosa avevo intenzione di fare, che i suoi affittuari avevano cominciato ad avanzare strane pretese sul canone, che volevano metterci anche altri professionisti. Sull’altro fronte, il titolare del mega studio, dopo nove mesi mi ha fatto capire senza mezzi termini che non avevano bisogno di me e che le mie prospettive in quello studio erano limitate. Mi sono preso il tempo per riflettere. Alla fine la sua proposta è stata questa: “Rimani nel mio studio tutto il giorno, a mille euro al mese. Farai quello che hai fatto fino ad oggi e poi vedremo. Se accetti mi dai la tua parola che resti almeno per cinque anni e se un giorno te ne dovessi andare ci mettiamo d’accordo perché tu non apra un tuo studio in un raggio di venti chilometri da qui”.
Non so quale sia la tua opinione a riguardo, Germano, ma io ho dovuto guardare quello che avevo: una moglie e un bambino nato da poco. E se tutti avrebbero deciso di scegliere i mille per portare il pane a casa, io ho preferito tornare dall’amico di famiglia che mi ha detto sin da subito che non poteva darmi nemmeno un euro. 
Sono ripartito da zero, in quello studio con due poltrone scalcinate, ma con una coscienza rinnovata: il know how recepito nell’altro studio mi ha permesso di capire subito su quali criticità dovessi lavorare.
E’ stato un percorso molto lento e ancora oggi mi rendo conto di quanto sia difficile. Ma sono felice, felice come una pasqua!
Con quello che fatturo nello studio riesco a malapena a sostenere le spese, ma mi sta bene così. E sai perché?
Un mese dopo che me n’ero andato dallo studio megagalattico, mi hanno richiamato offrendomi una consulenza settimanale per la profilassi ai bimbi: sono circa 400 euro (non i mille) al mese, ma in più ho la libertà di fare quello che voglio, dove voglio per tutto il resto del tempo.
Non solo… a dicembre, il collega amico di famiglia ha deciso di passarmi i suoi casi di endo e tutta la parodontologia non chirurgica. Non sono molti pazienti al mese, anzi. Ma è già qualcosa. E poi è una persona onesta, buona, non interessata, che nel 2020 andrà in pensione ma già mi ha chiesto di poter rimanere con me dopo il 2020. 
Oggi gli affido i miei casi di protesi e imparo da lui che è veramente bravo. Gli affido gli inclusi per cui sembra abbia una dono innato.Abbiamo chiamato una consulente in ortodonzia, dopo trentasette anni che lui riferiva tutti i casi ad un collega che gli ha sfilato intere famiglie da sotto al naso. Il giro sta riprendendo, anche se un po’ alla volta. 
Ciliegina sulla torta, notizia fresca di ieri, i vecchi affittuari hanno pestato i piedi per un aumento. Allo stesso prezzo che pagavamo prima, abbiamo trovato un’altro studio a due passi dal nostro, con una sala operativa in più, di trent’anni più recente (è del 1994), tutto a norma e pronto all’utilizzo (dobbiamo solo traslocare). Cominceremo a spostarci da maggio.
Quale ruolo hai avuto tu in tutto questo?
Dirti che il tuo programma è come un dono dal cielo per la mia situazione attuale, mi sembra riduttivo giacché ho sempre utilizzato un’app su internet assolutamente insufficiente. Ho provato a vedere cosa poter comprare: ho studiato quaderno elettronico della piximage e orisdent. Anche io però sono un mac addicted e oris mi sembrava francamente troppo caro. 
Quello che offre dento mi sembra vada ben oltre ogni mia aspettativa e spero un giorno di poter creare una rete multiutente e multipostazione in studio.
Ma un’altra cosa per cui ti devo ringraziare sono i tuoi post sul blog, specialmente quelli sull’informatizzazione e il giovane odontoiatra. Una vera fonte di ispirazione, certamente, ma anche un incoraggiamento importante. 
Ne ho bisogno perché mi aspettano mesi di spese importanti e al momento non ho le spalle per coprirle. Ma ho fiducia. Ho fiducia che l’impegno viene ripagato, che l’onestà di un collega non ha prezzo e che Qualcuno di più grande provvede sempre. 
Grazie mille di tutto,

un abbraccio (mail firmata)

Gli articoli che citi mi erano stati commissionati per una rivista del settore (la più importante) ma sono stati rifiutati perché non interessanti, fortuna che lo sono almeno per te!

Tieni duro e restiamo in contatto

Germano

Giovani odontoiatri e informatizzazione dello studio (parte quarta ed ultima)

Abbiamo visto che informatizzare uno studio odontoiatrico è indispensabile. Si deve iniziare dal programma di gestione ed è la scelta più difficile, non è detto che il prodotto più diffuso sia il migliore, anzi. I difetti nei programmi si rilevano sempre dopo l’acquisto, è importante informarsi con i colleghi e fare molte domande perché si rischia di pagar caro un prodotto inadeguato, personalmente ho trovato la soluzione dopo due fallimenti.
Il decreto Bersani ha rivoluzionato la nostra professione, oggi per chi è titolare di studio una parte consistente delle ore di lavoro è manageriale e sulla qualità della dotazione informatica non si deve risparmiare, niente in studio è più prezioso dei nostri dati informatici, se ci rubano le attrezzature troveremo un collega che ci ospita, se ci rubano i dati saremo cechi, incapaci di sapere che prestazioni abbiamo eseguito, quelle da fare, chi ci ha pagato e chi ci deve pagare.
Ora è possibile fare pubblicità sanitaria ma che tipo di pubblicità possiamo fare? Abbiamo i mezzi economici e siamo preparati per farlo? La forza di uno studio è nei propri dati anagrafici, è sulla popolazione del nostro studio che possiamo attivare iniziative di promozione per fidelizzare i pazienti e favorire il passaparola a costo relativamente basso. La prima azione indispensabile, è quella classica del richiamo periodico. Deve essere attivata da tutti gli studi, si può fare per lettera, mail e sms ma, il massimo rendimento lo otterremo col richiamo telefonico fatto dalla segretaria.
Non dimentichiamo di raccogliere gli indirizzi di posta elettronica per creare periodicamente delle news letter che informeranno delle evoluzioni in atto nel nostro studio, un nuovo corso, una nuova attrezzatura, una nuova procedura, un nuovo collaboratore, devono essere portati a conoscenza dei nostri pazienti.
Dobbiamo, con cadenze ragionevoli, senza creare disturbo, rafforzare il senso di appartenenza allo studio, soprattutto nelle persone che vengono da noi attraverso convenzioni o internet che sembrano avere una fedeltà al dentista minore. Dobbiamo anche controllare periodicamente, dalla lista delle anagrafiche, il numero di nuove visite per anno e l’andamento di queste negli anni. Teniamo ben aggiornato il numero di pazienti attivi annotando tra gli archiviati chi si è trasferito, chi da anni non risponde ai richiami ecc.
Qualsiasi programma di gestione svolge funzioni base indispensabili, dalla fatturazione alla prima nota cassa banca, dall’odontogramma alla scheda parodontale, ma questo oggi con margini di guadagno ridotti non può più bastare, un gestionale oggi deve fare il calcolo immediato del costo al minuto dello studio, necessario per non generare un tariffario incongruo e per fare analisi approfondite sul rendimento di un piano di cure, sul rendimento di una convenzione fino alla previsione di utile e anche di tempo di realizzazione per i piani di cura.
Anche il sito Web non è più rinunciabile, il sito è una vetrina che comunica chi siamo e come siamo, non deve essere un sito preconfezionato, bisogna dedicare alla realizzazione un po’ di tempo e farlo “nostro”, coadiuvato da un blog, il sito scalerà i posti nell’indicizzazione di Google in modo da raggiungere il suo obiettivo: essere in prima pagina nelle ricerche internet.
Oltre a questo oggi è necessario gestire l’immagine di studio sui social network, per alimentare il passaparola su internet.
Da internet ora arrivano nel nostro studio circa il 6-7% dei pazienti, percentuale che è destinata a aumentare in futuro per il mutare delle abitudini della società introdotte con gli smartphone.
Portatile o tablet con un buon gestionale e sito internet, sono la “dotazione informatica di base” sia dello studio che del collaboratore. Oggi la tecnologia offre una vasta scelta per incrementare la dotazione tecnica/informatica di uno studio a nostro piacere.
Se ancora avremo qualche giovane odontoiatra con spirito imprenditoriale, con cosa dovrà partire nella realizzazione di un nuovo studio mono professionale senza prosciugare le risorse economiche e avere il massimo rapporto costo/benefici? La prima attrezzatura che ha un alto impatto e non richiede ingenti investimenti è la telecamera indorale che spesso mi stupisco di non trovare negli studi di molti colleghi. Le immagini ci possono aiutare a spiegare situazioni critiche inaspettate e consentono al termine di un lavoro di farne apprezzare la qualità di esecuzione.
Con una società sempre più attenta all’immagine ed all’estetica, anche la fotocamera con obiettivo macro e flash dedicato, non può mancare per verificare gli aspetti estetici del sorriso di un paziente, fare un filmato dei movimenti orali, inviare al tecnico dettagli per la personalizzazione di un dente o per la progettazione di un gruppo di faccette in stile digital smile design.
Queste due prime attrezzature, non costosissime magari rivolgendoci al mercato dell’usato per quanto riguarda la fotografia, poste in uno studio da poco aperto, con tempi di appuntamenti forzatamente “larghi” visto che la clientela è ancora da acquisire, possono valere moltissimo se correttamente utilizzate.
Sempre, ma a maggior ragione in fase di avviamento, lo spazio per l’appuntamento deve prevedere qualche minuto per “rendere personale” la seduta e differenziarci dai service.
Al crescere del numero di pazienti, aumentando la disponibilità economica, un buon acquisto è l’ortopantomografo digitale, orientandoci tra i numerosi buoni usati o i nuovi modelli che prevedano l’upgrade a TAC Cone Beam; qui il vantaggio è duplice, immediatezza di esame e “immagine di studio” percepita dal paziente.
Queste attrezzature assieme all’RVG (meglio i modelli ai fosfori privi di cavo del sensore) compongono la dotazione “standard” informatica di uno studio moderno, un punto di arrivo molto buono per un giovane odontoiatra.
Le ore che generano utile sono quelle che noi passiamo alla poltrona, se saremo stati bravi ed il lavoro è aumentato saremo di fronte ad alcune scelte necessarie per aumentare il numero di ore “cliniche” a disposizione; un aspetto da affrontare ad un punto della vita di uno studio dentistico che spesso non è così chiaro ai colleghi è l’assunzione di una segretaria che ci affianchi nella gestione burocratica/informatica dello studio.
Alla segretaria spetterà la gestione della modulistica (accettazione, consenso, fatturazione), la gestione amministrativa (incassi, pagamenti), la gestione delle assicurazioni e delle convenzioni, organizzare la distribuzione dei compiti al personale, controllare le autorizzazioni in caso di sopralluogo ASL, controllare le procedure e le normative di disinfezione, gestire internet e il rapporto con i social media.
Anche in questo caso vediamo come persino i compiti di segreteria si siano “espansi” nei moderni studi tanto da far diventare stretta la definizione di segretaria che negli studi più grandi è un vero e proprio “manager di studio”.
Con queste armi, aiutato dalle analisi ricavate dal gestionale, dalla location che avrà scelto, e dal personale che avrà saputo assumere si amplificheranno le possibilità di avere successo professionale, tenendo sempre ben presente che sarà la “qualità percepita” ad attirare i pazienti, e alla qualità percepita concorre sicuramente anche la dotazione informatica dello studio.

Germano Usoni

l’importanza del blog

Non ricordo chi di voi è stato a proporlo, ma un utente di Dento ha manifestato il desiderio di avere la possibilità di inserire testi nelle fatture di acconto. Non essendo una funzione che io uso, non avevo verificato il funzionamento del sistema che con la stampa non funzionava. Può sembrare banale correggerlo ma in realtà serve verificare che ci stiano anche il testo per l’opposizione all’invio 730 e eventualmente quello per l’adesione al regime dei minimi. In un immagine vi mostro la lunghezza del testo che ora si può inserire dopo quello del 730 e del regime dei minimi:

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è un piccolo esempio dell’importanza della comunità creata col blog e di come voi contribuiate a sviluppare il programma. Chi verrà al corso vedrà come è evoluto il programma anche nelle piccole cose come questa e come ci sia un continuo impegno nella correzione degli errori e della semplificazione e automatizzazione delle procedure.

Grazie Germano Usoni

Corso Dento Venerdì 8 Aprile (secondo avviso)

Il corso del 08-04 si terrà presso l’istituto Pavoniano Artigianelli Via Benigno Crespi 30 – 20159 Milano  dalle ore 9,00 alle ore 17,00

L’istituto è raggiungibile anche con la MM3 Gialla o metrotramvia 4 (fermata Maciacchini) all’interno non c’è parcheggio mentre all’esterno è a pagamento (in genere i posti sono completi già alle 8,30) in piazza Maciacchini con entrata in viale Marche c’è un ampio parcheggio sotterraneo comunale.

Ad oggi gli iscritti sono:1) Andrea Cazzola 2) Alessandro Del Re 3) Andrea Nasi 4,5,6) Claudia Sormani + 2 assistenti 7,8) Simone De Dionigi+1 assistente 9) Alberto Mazzocco 10) Studio FZN 11) Claudio Pasquale 12) Massimo Finizio 13) Paolo Messineo 14,15,16) Marni Rinaldo+2 assistenti 17,18) Alessandro Cisoli +1 assistente) 19,20) Andrea Maragno + assistente.

toccheremo questi argomenti:

• Il controllo differenziato di accesso, significato del log-in, a cosa serve e cosa produce

• I diversi tipi di anagrafica, significato e diversi tipi di fatturazione che si possono generare (cessione cespiti, prestazioni odontoiatriche con o senza ritenuta, regime dei minimi, nota di credito, ecc.)

• Novità cliniche e contabili in scheda dentale: il nuovo fantastico modulo “storico”

• Novità in fatture: le due diverse procedure di esportazione per il 730 pre compilato

• La nuova procedura di cambio intestazione e modifica fattura

• Impariamo a conoscere le statistiche utili per la nostra professione

• Verifichiamo l’utile: per preventivo, dei preventivi accettati,  previsione di utile,  previsione di tempo   operativo

• tutti i “modi” di richiamo: cosa è cambiato in Dento

• Help e mini Help

Il corso non pone limiti di iscritti per contenere il costo, la quota è di 150 euro, 100 euro per chi ha meno di 30 anni, 50 euro in più per chi porta una segretaria o assistente, gratis per chi in passato ha frequentato un corso (ma paga comunque 50 euro se accompagnato da una segretaria o una assistente).

gli utenti che si iscrivono riceveranno una settimana prima del corso il link per scaricare l’ultima versione del programma (più evoluta di quella scaricabile dal blog che comprende anche un modulo anamnesi per iPad).

Il pagamento avviene per bonifico e la fattura sarà di consulenza clinica pertanto con ritenuta d’acconto, esempio: 122,00 euro (120,00+bollo) da versare sull’IBAN:

IT84 T056 9601 6140 0000 2018 X56

più 30,00 euro di ritenuta d’acconto il 16 del mese successivo. Dopo il pagamento mandate una mail di conferma con l’immagine del bonifico grazie, vale questa per la conferma di iscrizione.

 

 

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